Automatiser son agence de A à Z
Chaque heure économisée par l'automatisation est une heure rendue à vos clients ou à votre vie. Cette formation couvre tous les workflows d'une agence moderne, avec 20 recettes prêtes à copier.
Chapitre 01 — Stack tech minimum viable
Stop aux stacks à 15 outils. Une agence solo ou petite équipe a besoin de 5 outils maximum, tous interconnectés.
| Rôle | Outil recommandé | Coût mensuel |
|---|---|---|
| Portail client + production | Bureau | 79 € |
| Paiements + facturation | Stripe | 1,4% + 0,25€ |
| Emails transactionnels | Brevo | 0-25 € |
| RDV | Calendly ou Cal.com | 0-12 € |
| Wiki / CRM léger | Notion ou Coda | 0-10 € |
| Automatisation | Make ou Zapier | 0-30 € |
Total : ~140 €/mois. Gérable en solo, extensible à 5 clients par semaine sans friction.
Chapitre 02 — Zapier / Make : la colle du stack
Principes de base
Un workflow (ou Zap / Scenario) est une recette : quand X arrive, fais Y puis Z. Chaque étape est un « module ». Un bon workflow a 3-7 étapes. Au-delà, c'est que votre process est trop complexe.
Make vs Zapier : lequel choisir ?
- Zapier — Plus simple, plus de connecteurs (6000+), mais coûte vite cher au volume.
- Make (ex-Integromat) — Plus visuel, plus technique, mais 10× moins cher au volume. Recommandé pour toute agence qui dépasse 1000 opérations/mois.
Chapitre 03 — CRM automation (sans CRM)
Vous n'avez pas besoin d'un CRM à 99 €/mois. Un Google Sheet avec les bons automatismes suffit à 10 000 € de MRR. Au-delà, passez sur un vrai CRM (Attio, Folk).
Le Sheet CRM de base
5 colonnes obligatoires : prénom, entreprise, stage (prospect/discovery/proposal/closed), prochaine action, date. Automatismes : ajout auto depuis formulaire, rappel si prochaine action > 7 jours, déclenchement séquence email par stage.
Chapitre 04 — Facturation auto
Stripe gère 95% de votre facturation automatiquement dès que vous configurez correctement vos produits. Les 5% restants (factures B2B entreprise, TVA intracommunautaire, acomptes) se gèrent via un outil comme Pennylane ou directement dans Stripe Invoice.
- Factures automatiques sur abonnements — Stripe génère PDF + envoi email + relance impayés
- Relances automatiques — Séquence 3 emails sur 10 jours avant marquage en delinquent
- Reporting CA — Export CSV mensuel via Stripe API, injection dans Sheet comptable
Chapitre 05 — Reporting automatique
Un reporting hebdomadaire vers vos clients = argument de rétention massive. Et c'est gratuit à produire si automatisé :
- Bureau track les livrables délivrés, les temps de production, les statuts
- Un workflow hebdomadaire lit les données, génère un email HTML récap
- Envoi auto chaque vendredi à 17h
- Le client reçoit : « Cette semaine, 3 livrables délivrés. Prochains : X, Y, Z. »
Coût de mise en place : 2h. Impact sur la rétention : +30%.
Chapitre 06 — Déléguer vs automatiser
La règle simple : automatisez tout ce qui est déterministe, déléguez tout ce qui est créatif et relationnel.
| Activité | Verdict |
|---|---|
| Envoi de facture | Automatiser |
| Relance impayé | Automatiser (auto-escalade si besoin) |
| Discovery call | Ne jamais déléguer ni automatiser |
| Édition livrable | Déléguer à un éditeur senior après 20k€ MRR |
| Reporting client | Automatiser |
| Génération draft livrable | Automatiser (via Bureau + Claude) |
| Gestion des feedbacks clients | Ne jamais déléguer avant 50k€ MRR |
| Social media personnel | Ne jamais automatiser (détecté par les algos) |
20 workflows clés à copier
01. Nouveau brief reçu → notification Slack + email fondateur + ajout Sheet 02. Livrable delivered → email client + facture Stripe + reporting Sheet 03. Paiement reçu → email merci + trigger onboarding + notif fondateur 04. Impayé 3 jours → email relance automatique poli 05. Impayé 7 jours → email relance ferme + notif fondateur 06. Nouveau prospect form → ajout CRM + séquence email 5 jours 07. Discovery call booked → email confirmation + brief call envoyé 08. Discovery call passed → email résumé auto + proposal link 09. Proposal envoyé → trigger follow-up J+2 si pas de réponse 10. Abonnement annulé → email exit + enquête Typeform auto 11. Client 3 mois → demande témoignage + case study trigger 12. Client 6 mois → proposition upsell tier supérieur 13. Brief incomplet → relance client pour compléter sous 24h 14. Livrable en retard → notif fondateur en priorité haute 15. Rating client reçu → si ≥9 demande témoignage, si ≤6 alert manuel 16. Nouveau signup portail → welcome email + guide setup 17. Analytics mensuel → génération PDF rapport + envoi CEO client 18. Référencement ami → tracking cookie 90 jours + attribution 19. Stock crédits IA < 20% → alert dashboard + email upgrade 20. Churn risk détecté (silence 14 jours) → call fondateur planifié